Умение вести деловую корреспонденцию актуально было в любые времена, а профессионалы, владеющие этими навыками в совершенстве, способны достичь высот карьерной лестницы, благодаря умению произвести впечатление на партнеров, заключить прибыльные (выгодные) сделки, сформировать неизгладимый имидж.
Деловая переписка на английском языке – это совокупность правил и особенностей, которые очень важно соблюдать, чтобы наладить эффективные партнерские отношения. Со временем сформировался определенный стиль деловой переписки на английском языке. Овладеть этим искусством, узнать подробности и тонкости ведения бизнес переписки Вам помогут курсы делового английского языка http://thefrog.ru/kursy/biznes-anglijskogo .
Правила деловой переписки на английском языке
Многим из нас, конечно же, известна стандартная схема написания писем – вступление, основная часть и заключение. Но в зависимости от того, какую информацию несет в себе письмо, соответственно и выбирается его структура и правила написания. И деловое письмо-не исключение. Познакомимся с его особенностями.
Структура письма
- Название фирмы и (или) адрес отправителя (heading of the letter and (or) sender"s address)
- Дата (date of the letter)
- Адрес получателя (recipient’s name and address)
- Вежливое обращение (polite greeting)
- Тема письма (subject)
- Приветствие и вступительная речь (introduction)
- Текст письма и раскрытие темы (body of the letter)
- Заключение (conclusion)
- Вежливое прощание (complimentary closing)
- Подпись отправителя от руки (signature)
- Напечатанная подпись (typed signature)
Соблюдение всех вышеперечисленных пунктов не является обязательным, возможно опущение некоторых из них. Однако, существенные и наиболее значимые части все же должны содержаться в каждом письме, так как они являются неотъемлемыми составляющими английского делового этикета.
Ниже приводится соответствующая схема оформления письма:
Также для ведения деловой переписки на английском языке важно соблюдать ряд правил ее написания и оформления, которых рекомендуется придерживаться для достижения поставленной цели – правильного составления делового письма. Некоторые незначительные отклонения допускаются и не являют собой серьезной ошибки. Итак, правила деловой переписки на английском:Предпочтителен формат бумаги или бланков A4 (качество бумаги также несет определенную информацию об отправителе и играет немаловажную роль)
Поля выбирайте 2,5 см со всех четырех сторон или 1 дюйм
Желательно использование стандартного шрифта такого, как Times New Roman (Arial)
Размер шрифта выбирайте 12-14, в зависимости от объема письма
После приветствия ставится запятая (к примеру, Dear Mr Smith,)
Рекомендуется одинарный отступ в абзацах
Между параграфами предпочтителен двойной отступ
Также двойной отступ используется между последним предложением и заключением письма (к примеру, Sincerely, Best wishes)
Для рукописной подписи аналогично оставляется несколько отступов
Лист бумаги необходимо сложить втрое (горизонтально) перед тем, как поместить письмо в конверт
Деловая переписка на английском. Примеры писем
Для более наглядного представления вышесказанного нам понадобятся примеры деловой переписки на английском языке.
А теперь более подробно рассмотрим составляющие фразы, из которых строится деловое письмо. Эти словосочетания задают деловой ритм и делают сообщение приятным и понятным при обмене информацией в бизнес сфере.
Фразы для деловой переписки на английском языке
Мастерство написания деловых писем заключается в правильном использовании зарекомендовавших себя фраз и выражений. Они помогают достичь нужного эффекта в деловом общении между партнерами. Это, своего рода, код хорошего тона, помогающий наладить контакт.
Деловая переписка на английском. Приветствие
В бизнес переписке недопустима фамильярность, поэтому приветственные слова должны выражать глубокое уважение и располагать к дальнейшему общению. Для этого вполне подходит «Dear Sir», но лучше выяснить имя человека, к кому идет обращение и написать «Dear Mr.John Smith» или «DearMs.Sarah Smith». В дальнейшем, когда связь уже налажена и, если это позволяют сложившиеся отношения, можно обратиться к адресату по имени «DearJohn».
Приветствие на английском языке в деловой переписке стоит начинать с благодарности за предыдущее письмо и (или) отмечая предыдущую переписку, электронное сообщение или встречу:
Thank you for your letter… – Благодарим за Ваше письмо…
Thank you for contacting me… - Благодарим, что связались с нами…
We are thankful so much for sending us more information…- Мы Вам очень благодарны за дополнительную информацию…
Further to our meeting... – В дополнение к нашей встрече…
With reference to your message… – Относительно Вашего сообщения…
Также окажется весьма полезной фраза «I am writing to...» для объяснения цели и причины составленного письма. Использование модальных глаголов поможет вам выразить свои намерения:
We would like to… – Мы бы хотели …
Could you, please … – Не могли бы Вы, пожалуйста…
I would be delighted/ glad/ grateful … – Я был бы рад/ благодарен …
Основной текст письма, в отличие от вводных слов приветствия и обращения, носит строгий и конкретный характер с четким изложением проблемы, которая побудила вас написать письмо. Информация пишется, как правило, с новой строки и, что примечательно для английских бизнес писем, без «красной строки», то есть отступа, как это принято в русском языке.
В конце письма будут уместны такие замечательные фразы, как:
We look forward to a successful working relationship in the future – В надежде на успешное сотрудничество в будущем.
Your early reply will be appreciated – Заранее благодарны за скорый ответ.
Awaiting your prompt reply – В ожидании скорейшего ответа.
Завершается письмо чаще всего словами «Yours sincerely»- «Искренне Ваш» в том случае, если вам известен человек, к кому идет обращение. В обратном случае лучше употребить «Yours faithfully» с тем же значением.
Обязательно проверьте написанное письмо на наличие грамматических, орфографических ошибок и соблюдение стилистических норм.
Деловая переписка на английском языке. Образцы
Деловая переписка на английском языке включает в себя образцы приглашений на различные собеседования, бизнес-конференции, деловые встречи, на участие в проектах:
Соблюдая все правила написания делового письма и используя стандартные выражения, Вы с легкостью освоите мастерство ведения бизнес-корреспонденции всего за несколько уроков.
P.S. Меня зовут Александр. Это мой личный, независимый проект. Я очень рад, если Вам понравилась статья. Хотите помочь сайту? Просто посмотрите ниже рекламу, того что вы недавно искали.
Copyright сайт © - Данная новость принадлежит сайт, и являются интеллектуальной собственностью блога, охраняется законом об авторском праве и не может быть использована где-либо без активной ссылки на источник. Подробнее читать - "об Авторстве"
Вы это искали? Быть может это то, что Вы так давно не могли найти?
Привет, дорогие друзья! В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:
- разговорных выражений, сленга и жаргона
- сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
- эмоционально окрашенных слов - terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.
Структура письма на английском языке:
- Адрес отправителя (sender’s address)
- Дата (date)
- Адрес получателя (inside address)
- Обращение (salutation)
- Вступление (opening sentence)
- Основной текст (body of the letter)
- Заключение (closing sentence)
- Заключительная вежливая фраза (complimentary close)
- Подпись отправителя (signature)
- Приложение (enclosure)
Пример делового письма
Стандартные выражения в деловой переписке
| 1. Обращение | |
| Dear Sirs, Dear Sir or Madam | (если вам не известно имя адресата) |
| Dear Mr, Mrs, Miss or Ms | (если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”) |
| Dear Frank, | (В обращении к знакомому человеку) |
| 2. Вступление, предыдущее общение. | |
| Thank you for your e-mail of (date)… | Спасибо за ваше письмо от (числа) |
| Further to your last e-mail… | Отвечая на ваше письмо… |
| I apologise for not getting in contact with you before now… | Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам… |
| Thank you for your letter of the 5th of March. | Спасибо за ваше письмо от 5 Марта |
| With reference to your letter of 23rd March | Относительно вашего письма от 23 Марта |
| With reference to your advertisement in «The Times» | Относительно вашей рекламы в Таймс |
| 3. Указание причин написания письма | |
| I am writing to enquire about | Я пишу вам, чтобы узнать… |
| I am writing to apologise for | Я пишу вам, чтобы извиниться за… |
| I am writing to confirm | Я пишу вам, что бы подтвердить… |
| I am writing in connection with | Я пишу вам в связи с … |
| We would like to point out that… | Мы хотели бы обратить ваше внимание на … |
| 4. Просьба | |
| Could you possibly… | Не могли бы вы… |
| I would be grateful if you could … | Я был бы признателен вам, если бы вы … |
| I would like to receive | Я бы хотел получить…… |
| Please could you send me… | Не могли бы вы выслать мне… |
| 5. Соглашение с условиями. | |
| I would be delighted to … | Я был бы рад … |
| I would be happy to | Я был бы счастлив… |
| I would be glad to | Я был бы рад… |
| 6. Сообщение плохих новостей | |
| Unfortunately … | К сожалению… |
| I am afraid that … | Боюсь, что… |
| I am sorry to inform you that | Мне тяжело сообщать вам, но … |
| 7. Приложение к письму дополнительных материалов | |
| We are pleased to enclose … | Мы с удовольствием вкладываем… |
| Attached you will find … | В прикрепленном файле вы найдете… |
| We enclose … | Мы прилагаем… |
| Please find attached (for e-mails) | Вы найдете прикрепленный файл… |
| 8. Высказывание благодарности за проявленный интерес. | |
| Thank you for your letter of | Спасибо за ваше письмо |
| Thank you for enquiring | Спасибо за проявленный интерес… |
| We would like to thank you for your letter of … | Мы хотели бы поблагодарить вас за… |
| 9. Переход к другой теме. | |
| We would also like to inform you … | Мы так же хотели бы сообщить вам о… |
| Regarding your question about … | Относительно вашего вопроса о… |
| In answer to your question (enquiry) about … | В ответ на ваш вопрос о… |
| I also wonder if… | Меня также интересует… |
| 10. Дополнительные вопросы. | |
| I am a little unsure about… | Я немного не уверен в … |
| I do not fully understand what… | Я не до конца понял… |
| Could you possibly explain… | Не могли бы вы объяснить… |
| 11. Передача информации | |
| I’m writing to let you know that… | Я пишу, чтобы сообщить о … |
| We are able to confirm to you… | Мы можем подтвердить … |
| I am delighted to tell you that… | Мы с удовольствие сообщаем о … |
| We regret to inform you that… | К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
| 12. Предложение своей помощи | |
| Would you like me to…? | Могу ли я (сделать)…? |
| If you wish, I would be happy to… | Если хотите, я с радостью… |
| Let me know whether you would like me to… | Сообщите, если вам понадобится моя помощь. |
| 13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа | |
| I look forward to … | Я с нетерпением жду, |
| hearing from you soon | когда смогу снова услышать вас |
| meeting you next Tuesday | встречи с вами в следующий Вторник |
| seeing you next Thursday | встречи с вами в Четверг |
| 14. Подпись | |
| Kind regards, | С уважением… |
| Yours faithfully, | Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно) |
| Yours sincerely, | (если имя Вам известно) |
Как отвечать на жалобы
English for Business_1
- Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
wrong here? - I’m terribly sorry for the problems you’re experiencing.
- I can imagine that was terrible.
- I propose that we offer you some sort of compensation.
- I’ll make sure that it gets done by the end of the week.
- That must have been dreadful.
- Could you tell me exactly what happened?
- I do apologize for our part in this.
Теперь вы отвечайте
English for Business-2
1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…
Do You Speak English? — Big Train — BBC comedy
Вы пишите деловые письма на английском каждый день? Или только изучаете азы официальной переписки на курсах по бизнес английскому? Наша подборка полезных фраз и выражений научит вас составлять правильные деловые письма на английском и поможет разнообразить вашу речь.
Благодаря деловому этикету общеизвестно, что клиентов нужно приветствовать в начале письма и прощаться в конце. Проблемы начинаются при составлении основной части письма? Как, к примеру, сказать заказчикам, что груз задерживается, или как намекнуть, что было бы неплохо получить деньги за оказанные услуги? Обо всем этом можно грамотно рассказать, если использовать правильные «заготовки» к различным ситуациям. С такими «заготовками» составление писем будет простой и приятной задачей.
Начало письма или как начать переписку на английском
В начале каждого делового письма, сразу после приветствия, вам необходимо объяснить, ради чего вы вообще все это пишите. Возможно, вы хотите что-либо уточнить, получить дополнительную информацию или же, к примеру, предложить свои услуги. Во всем помогут следующие фразы:
- We are writing - Мы пишем, чтобы…
- I am contacting you for the following reason... – Я пишу вам со следующей целью / Я пишу вам для того, чтобы…
- I would be interested in (receiving/ getting information) – Я был бы заинтересован в (приобретении/получении информации)
To confirm ... – подтвердить…
- to request ... – запросить…
- to inform you that ... – проинформировать вас, что…
- to enquire about ... – узнать о…
Установление контактов или как сказать собеседнику откуда вы о нем знаете
Иногда стоит напомнить деловому партнеру, когда и как вы в последний раз виделись или обсуждали свое сотрудничество. Может быть, пару месяцев назад вы уже писали деловое письмо на эту тему, или, возможно, вы встретились на конференции неделю назад и тогда уже начали вести переговоры.
- Thank you for your letter regarding ... – Спасибо за ваше письмо на тему….
- Thank you for your letter of May 30. – Спасибо за ваше письмо от 30 Мая.
- In reply to your request, ... – В ответ на вашу просьбу..
- Thank you for contacting us. – Спасибо, что написали нам.
- With reference to our conversation on Tuesday... – Относительно нашего разговора во вторник…
- In reference with your recent letter – Что касается недавно полученного от вас письма…
- It was a pleasure meeting you in New-York last week. – Было очень приятно с вами встретиться в Нью-Йорке на прошлой неделе.
- I would just like to confirm the main points we discussed yesterday – Я хотел бы подтвердить основные пункты, которые мы вчера обсудили.
Выражение просьбы или как тактично попросить собеседника на английском
В деловых письмах иногда приходится о чем-то просить партнеров. Иногда вам нужна отсрочка, а иногда дополнительные образцы материала. Для выражения всего этого в деловом английском есть свои устоявшиеся фразы.
- We would appreciate it if you would ... – Мы были бы очень признательны, если бы вы…
- Could you please send me/ tell us/ let us... – Не могли бы вы послать мне/сказать нам/ разрешить нам
- It would be helpful if you could send us ... – Нам бы очень помогло, если бы вы могли нам послать…
- I would appreciate your immediate attention to this matter. – Я буду благодарен вашему безотлагательному вниманию по этому вопросу.
- We would be grateful if you could ... – Мы были бы благодарны, если бы вы могли…
Жалобы на английском или как дать понять, что вы не довольны
К сожалению, часто бывает так, что нам что-то не понравилось. Но при составлении деловых писем мы не можем дать волю чувствам и прямым тестом сказать, что мы думаем о компании и ее услугах. Необходимо использовать деловой английский и аккуратно высказать свое недовольство. Так мы сможем сохранить делового партнера и немного выпустить пар. Стандартные фразы деловой переписки, которые в этом помогут:
- I am writing to complain about ... – Я пишу, чтобы пожаловаться о…
- I am writing to express my dissatisfaction with ... Я пишу, чтобы выразить свое недовольство в связи с …
- I am afraid there may be a misunderstanding… - Я боюсь, возникло непонимание…
- I understand it is not your fault, but… - Я понимаю, что это не ваша ошибка, но…
- We wish to draw your attention to … . – Мы хотим обратить ваше внимание на
Как сообщать плохие или хорошие новости в деловых письмах на английском
В бизнес переписке часто бывает так, что нам приходится огорчать клиентов. Стоит сделать это изящно, чтобы не разозлить партнера еще больше.
Плохие новости
- I am afraid that I must inform you that … – Я боюсь, что мы должны проинформировать вас, что…
- Unfortunately we cannot / we are unable to ... - К сожалению, мы не можем/мы не в состоянии
- We regret to inform you that ... - Мы с сожалением сообщаем вам, что…
- I"m afraid it would not be possible to ... – Я боюсь, что будет невозможно…
- After serious consideration we have decided to ...- После серьезного рассмотрения, мы решили, что…
Хорошие новости
К счастью, иногда все складывается удачно, и мы можем порадовать своих клиентов хорошими новостями
- We are pleased to announce that ... – Мы с удовольствием сообщаем, что…
- It is our pleasure to announce that … - Имеем удовольствие сообщить, что…
- I am delighted to inform you that .. – Я с удовольствием информирую вас…
- You will be pleased to learn that ... – Вы обрадуетесь, когда узнаете, что…
Извинения или как не разгневать клиента еще больше
Конечно, в бизнесе часто бывают накладки. И за них приходится извиняться именно вам. Будьте дружелюбны, войдите в положение собеседника. Помните, что лучше несколько раз извиниться, чем потерять ценного клиента.
- I regret any inconvenience caused by... Мы сожалеем о всех неудобствах, вызванных…
- Please accept our sincere apologies. – Пожалуйста, примите наши искренние извинения.
- I would like to apologize for the delay /inconvenience... – Я хочу извиниться за задержку/неудобство
- Once again, please accept my apologies for ... – Еще раз примите мои извинения за…
Деньги или как показать партнеру, что пришло время платить
Иногда хочется написать прямым текстом, что пришло время платить. Но в бизнес-переписке так поступать нельзя. Вместо этого приходится употреблять более мягкие конструкции, за которыми стоит все тот же жесткий вопрос.
- According to our records ... – Согласно нашим записям…
- Our records show that we have not yet received payment of ... – Наши записи показывают, что мы еще не получили оплату за…
- We would appreciate if you cleared your account within the next days. – Мы будем благодарны, если вы рассчитаетесь в ближайшие несколько дней.
- Please send payment as soon as possible/ promptly – Пожалуйста, вышлите нам оплату как можно скорее.
Вежливость в переписке или как намекнуть на новые встречи
С бизнес-партнерами не стоит прощаться окончательно. Даже после окончания проекта, вам лучше сохранить отношения для следующих заказов.
До скорой связи
В конце деловых писем на английском зачастую будет уместно между строк напоминать партнеру, когда вы в следующий раз ждете от него информации.
- I look forward to seeing you next week. – Жду нашу встречу на следующей неделе
- Looking forward to receiving your comments, - С нетерпением жду ваши комментарии.
- I look forward to meeting you on the (date). – Жду нашу с вами встречу (дата).
- An early reply would be appreciated. – Я буду признателен за ваш быстрый ответ
До новой встречи
После удачного заказа стоит написать заказчику небольшое письмо на английском, сообщающее о том, что вы не против нового проекта с ним.
- I would be happy to have an opportunity to work with your firm again. – Я буду рад возможности снова поработать с вашей фирмой.
- We look forward to a successful working relationship in the future. – Мы будем рады успешным рабочим взаимоотношениям в будущем.
- We would be pleased to do business with your company. – Мы с радостью будем иметь бизнес с вашей компанией.
Конечно, деловой английский – это не всегда легко. К счастью, наша подборка бизнес-фраз должна существенного облегчить вашу задачу. Теперь на составление письма у вас уйдет намного меньше времени. Так что выбирайте нужные фразы, дополняйте своей информацией и радуйте начальника красивыми бизнес-письмами на английском языке.
В наши дни множество компаний имеют иностранных партнеров или зарубежные филиалы, поэтому знание секретарем или личным помощником английского языка не веяние моды, а насущная необходимость. Сегодня мы поговорим о том, как правильно готовить некоторые виды часто поручаемых секретарю документов.
СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ
Служебная записка (memorandum) ‑ это письменные сообщения внутри компаний или в пределах подразделений компании. Они, как правило, предназначены для объявлений, обсуждения бизнес-процессов, представления отчетности о работе компании, распространения информации среди сотрудников. Служебная записка является публичным документом, поэтому не следует в ней писать какую-либо конфиденциальную информацию.
При написании обычно используется неофициальный стиль. Служебная записка не должна быть слишком краткой и излишне официозной, однако лаконичность приветствуется. Структура служебной записки следующая: наиболее важную информацию размещают в первом абзаце, а в последующих абзацах разъясняют ее более подробно. Во всех служебных записках присутствуют следующие элементы:
- получатель: с выравниванием по левому краю, в верхней части страницы;
- отправитель: с выравниванием по левому краю, непосредственно под получателем;
- дата: с выравниванием по левому краю, под отправителем;
- тема: с выравниванием по левому краю, под датой.
Для служебных записок принято использовать белую бумагу для печати, формата А4 или меньшего (служебные записки должны помещаться в лотки для входящих документов).
Не увлекайтесь рассылкой чрезмерного количества служебных записок ‑ помните, что каждый сотрудник занят и у него есть своя работа. Некоторые думают, что служебные записки являются эффективными инструментами управления, однако это не совсем так. Хотя служебные записки допускается использовать для направления работы и предложений, критику и похвалу лучше высказать человеку лично.
Несмотря на то что большая часть информации сегодня передается по электронной почте посредством ввода сообщения в поле для письма, использование прикрепленных служебных записок (документов) остается важным элементом в деловой переписке. При отправке документов по электронной почте не забывайте о правильном их оформлении (Примеры 1, 2).
ПРИМЕР 1
|
To: Igor Ivanov/Игорь Иванов
From: Yulia Sergeeva/Юлия Сергеева Vice-president Communications ZAO Funny Cats/ Вице-президент по связям с общественностью ЗАО «Фанни Кэтс» Attached: Advance report #08/2011/ Авансовый отчет № 8/2011 OAL (copy)/Выписка со счета (копия) Memorandum/Служебная записка I ask to accept to the account 52 300 (fifty two thousand three hundred) roubles that I drew out as daily allowance for my first business trips to Sweden and Italy without the receipt (it was lost). Прошу принять к учету сумму в размере 52 300 (пятьдесят две тысячи триста) рублей, снятых в качестве командировочных за мои первые две служебные поездки в Швецию и Италию без чека, т.к. он был утерян. _________________ / Yulia Sergeeva /Юлия Сергеева |
ПРИМЕР 2
|
To: Marketing Department ZAO Funny Cats/ Департамент маркетинга ЗАО «Фанни Кэтс» From: Igor Ivanov/Игорь Иванов Managing director Funny Cats, ZAO/ Управляющий директор ЗАО «Фанни Кэтс» Subject: Customer Presentation/ Презентация для заказчика The New Product Marketing presentation you prepared last week was exceptional! Your enthusiasm, sales strategy, and product knowledge were impressive and certainly sealed the deal with our partner. Thank you for your outstanding work and dedication! My congratulations to all of you! Презентация по сбыту нашей новой продукции, которую вы приготовили на прошлой неделе, была великолепна! Ваш энтузиазм, стратегия продаж и знание продукта были впечатляющими и, безусловно, станут гарантией заключения сделки с нашим партнером. Благодарю вас за выдающуюся работу и преданность компании! Мои поздравления всем вам! Sincerely yours,/С уважением, Igor Ivanov/Игорь Иванов |
Заявление об увольнении
Заявление об увольнении (resignation letter) - это официальный документ, которым сотрудник уведомляет о своем увольнении с должности или из подразделения. Оно подается непосредственному руководителю. Если компания иностранная, заявление может быть написано на английском языке.
Почему необходимо обязательно представить заявление об увольнении? Прежде всего для того, чтобы сохранить хорошие отношения с работодателем и организацией, в которой вы работали, и получить положительную характеристику (рекомендательные письма). Даже если в некоторых компаниях достаточно устного сообщения об увольнении, заявление об увольнении может быть сохранено работодателем и работником и использовано в юридическом аспекте при необходимости.
Существует множество вариантов написания заявлений на английском языке, однако все зависит от конкретной компании и принятых норм ведения делопроизводства. Но есть важные моменты: например, в тексте заявления должны обязательно присутствовать дата увольнения, дата написания и личная подпись.
В конце заявления необходимо обязательно указать копии, которые адресуются другим лицам, кроме непосредственного руководителя (например, менеджеру по персоналу либо главе компании).
Заявление об увольнении должно быть написано грамотно и лаконично в деловом стиле, основанном на строгих языковых особенностях, присущих современному английскому языку.
Однако отметим, что главное в этой ситуации - уметь попрощаться с компанией на хорошей ноте. Это одна из составляющих карьерного успеха и профессионального роста.
Ниже приведено современное стандартное заявление об увольнении на английском языке, составленное в Великобритании (Пример 3).
ПРИМЕР 3
|
083, Oxford Road/Оксфорд роад, 083 Manchester, NH 23432/Манчестер, NH 23432 To: Mrs. Ann Clark/Миссис Энн Кларк Sales Senior Specialist MA Trade/Старший специалист по продажам MA Trade Dear Mrs. Clark, Please, accept this letter as an official resignation from my position as a Sales Manager, effective date September 24th, 2011. I am leaving this position because an opportunity to study a Master on Business Administration has appeared. I understand this position requires my full attention and, therefore, will not allow me to study part-time. I thank MA Trade for the given opportunity and thank you, particularly, for your valuable training and professionalism shown. I would be more than happy to give the company a month in order to find a replacement for my position. Уважаемая миссис Кларк, Прошу принять данное заявление как мой официальный отказ от должности менеджера по продажам с 24 сентября 2011 г. Я ухожу с этой позиции из-за появившейся возможности пройти обучение и получить степень магистра по специальности «Управление предприятием». Работа на этой должности требует моего усиленного внимания, и мне сложно найти возможности для дополнительного обучения. Я благодарю компанию МА Trade за предоставленные мне возможности и Вас лично за те знания и профессионализм, которыми Вы делились со мной все это время. Я с радостью готова предоставить компании 1 месяц на поиски кандидата на мою должность. Very sincerely yours,/С искренним уважением, Juliet Pratt/Джульет Пратт Sales Manager, MA Trade/Менеджер по продажам МА Trade Cc: Mrs. Cecilia Rodriguez, Human Resources Manager/ Копия: Сесилии Родригес, менеджеру по работе с персоналом |
Электронная переписка
Современные электронные сообщения , пересылаемые сотрудниками друг другу по почте, как правило, достаточно короткие, могут быть и официальными, и неформальными. Но даже если письмо неофициальное, оно должно быть аккуратным и удобным для прочтения и усваивания информации.
Ниже представлены несколько вариантов стандартного оформления электронных сообщений (начала и окончания) в зависимости от адресата, текущих задач и ваших взаимоотношений.
|
Вы хорошо знакомы |
Вы знакомы |
Вы не знакомы |
Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.
Официальные письма могут быть разных видов:
- Деловое письмо;
- Письмо-запрос информации;
- Письмо-жалоба;
- Письмо-заявление о приеме на работе;
- Письмо-жалоба;
- Письмо-извинение.
Структура делового письма
Имя и адрес отправителя
Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.
Последовательность реквизитов следующая:
- имя руководителя;
- его должность;
- название компании отправителя;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна.
Пример:
Mr Viktor Moskvin
154 Sadovaya St
Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией» .
Дата
Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:
- July 28, 2017;
- July 28th, 2017;
- 28 July, 2017;
- 28th July, 2017.
Адрес получателя
Адрес получателя пишется после даты следующим образом:
- полное имя получателя;
- должность;
- название компании;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна.
Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение :
- Mr. (мистер, господин),
- Dr. (доктор),
- Ms. (мисс, для незамужней женщины),
- Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).
Пример:
Mrs Jennifer Grey
editor publishing company “GoodBook”
Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.
Обращение к адресату письма
- Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear …»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.
- Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
- В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
- Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Jennifer Grey:
Название должности отправителя
Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,
School of foreign laguages “Lingva”, или
Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)
School of foreign laguages “Lingva”
Отметка о приложениях
Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures » — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:
Yours sincerely,
School of foreign laguages “Lingva”
Enc, a copy of the license.
Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем
|
Структура письма |
Речевые модели |
| 1. Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner) |
Dear Sir or Madam — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине) |
|
2. В первом абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!) |
I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить…. I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы… I am interested in… — Меня интересует… I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о… I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся… I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где… I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа… |
|
3. Конец письма в соответствующей форме: |
|
| Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой |
Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением… |
|
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо заканчивается |
Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением… |
Samples of business/formal letters
Примеры деловых официальных писем
Letter of enquiry (письмо-запрос)
1.Dear Sir/Madam,
2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.
I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.
I look forward to your answer.
3.Yours faithfully,
Дорогой Сэр/Мадам
Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы английского языка для повышения своего уровня.
Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах оплаты и требованиях для зачисления.
С нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Анна Рудова
Dear Mr. Stevens,
Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.
Sincerely yours,
Уважаемый мистер Стивенс,
Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.
Искренне Ваш,
Брайан Уорнер
Letter of complaint (письмо-жалоба)
I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.
As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.
Yours sincerely,
Уважаемый Мистер Олсен,
Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».
Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Билл Бэрри
Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:
- I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
- In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
- There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
- The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
- It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
- The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
- Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
- The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
- The price was expensive enough. – Цена была завышена.
- It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
- In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
- I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…
Letter of application
(Письмо-заявление)
Dear Sir or Madam,
I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».
I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.
I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Уважаемый Сэр/Мадам,
Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».
Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.
Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Джейн Моррисон
Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:
- I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
- I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
- I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
- I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
- I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
- My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
- As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
- I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
- I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
- I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.
- I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
- …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
- …distinguished himself / herself … показал себя как…
- His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
- He/she is а creative person… Он/она креативная личность…
- His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
- While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
- His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
- The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
- I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
- I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.
Деловое поздравительное письмо
Цель поздравительного делового письма — официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.
Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:
- Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
- In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
- Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! — С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.
В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.
Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:
- I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
- Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
- I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
- I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
- Thank you for your attention. Спасибо за внимание.
Деловое пригласительное письмо
В деловом мире встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!
Фразы для приглашения:
- You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
- Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…
Ответ на деловое письмо на английском языке
Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.
Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:
- Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
- We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
- We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать)Вам…
- Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…
Вывод
Официальное письмо состоит из следующих частей:
Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.
Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.
В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).
Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.
Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.
Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.
Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.
Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.
